Vous envisagez de cesser complètement votre activité libérale à la fin de l’année et vous vous posez de nombreuses questions. Quelles démarches faut-il accomplir ? Cela va-t-il vous coûter cher ? Est-il encore temps de le faire ? Voici les principales réponses que nous pouvons vous apporter.
Avant la cessation : le local
Par quoi faut-il commencer ? Même si cela paraît surprenant, Il faut vous préoccuper tout d’abord de votre local professionnel.
Il n’y aura pas de problème, bien entendu, si vous êtes propriétaires de ce local. Il sera toujours temps de choisir sa destination : le garder à titre privé, le vendre ou le donner en location, par exemple à votre successeur si vous avez la chance d’en avoir un.
Par contre, si vous êtes locataire, vous devrez décider six à neuf mois avant votre cessation d’activité à quelle date vous résiliez votre bail. Relisez soigneusement celui-ci pour trouver quelle est la durée du préavis prévue pour donner votre congé. S’agissant d’un bail professionnel, c’est l’article 57 A de la loi du 23 décembre 1986 qui s’applique : vous pouvez donner congé à tout moment en respectant un préavis de six mois. Si votre bail prévoit une durée plus courte (trois mois par exemple), c’est cette dernière durée qui s’appliquera.
Vérifiez également si votre bail donne la possibilité à votre bailleur de demander en fin de contrat la remise en état initial du local. Dans ce cas, si vous avez supprimé la cuisine et la salle de bains, attendez-vous à négocier difficilement le coût de votre départ…
Si vous pensez avoir trouvé un successeur, recherchez la clause concernant la cession du bail. Généralement, cette cession est possible avec l’agrément du propriétaire. À noter que les bailleurs ont tout intérêt à avoir un médecin comme locataire. C’est la garantie (sauf exception…) d’un loyer stable pendant plusieurs années et d’un bon entretien du local.
Vous êtes en SCM
Si vous exercez dans le cadre d’une SCM, il faut vous occuper, là encore très tôt, de la sortie de ce groupement, entre six et neuf mois avant votre cessation.
Il faut commencer par retrouver, lire et analyser les contrats qui régissent votre groupement (statuts, règlement intérieur, contrat d’exercice en commun, etc.)
Si vous avez un successeur, il faudra généralement obtenir l’agrément de vos associés pour que votre successeur puisse vous remplacer, ce qui demande du temps.
Si vous n’avez pas de successeur, il s’agit d’un « retrait » qui suppose, dans de nombreux cas, le respect d’un préavis de six mois.
Dans les deux situations, respectez scrupuleusement la procédure prévue (notamment l’envoi de lettres recommandées), même si tout se passe bien. Si votre successeur oublie de payer ses charges, vos anciens associés risquent de vous demander des comptes…
Les contrats en cours
Passez en revue tous les contrats qui régissent l’aspect matériel de votre exercice professionnel (comme la téléphonie, la maintenance informatique, les matériels en crédit-bail ou en location, l’EDF, l’eau, etc.) et cherchez les clauses régissant la rupture de ces contrats. Vous aurez certainement des surprises…
Le problème se pose souvent pour les contrats de leasing, crédit-bail, location ou location avec option d’achat. Non seulement, il faut comprendre vos obligations mais vous risquez dans certains cas de devoir payer les loyers jusqu’à la fin de la période de location prévue par le contrat, même si vous n’utilisez plus le matériel !
Vérifiez avec soin les durées de préavis (quand il y en a…) pour ne pas vous laisser surprendre.
C’est le moment également de prévenir la CARMF et le Conseil de l’Ordre de votre intention de cesser votre activité et de leur indiquer la date que vous avez prévue. Faites-le suffisamment à l’avance (trois à quatre mois), surtout si vous n’avez pas pris votre retraite libérale.
Le personnel
Le départ du personnel est souvent le poste le plus onéreux de la cessation d’activité. Tout dépend bien entendu de l’ancienneté de ce personnel. Quelle que soit la formule choisie (licenciement économique, rupture conventionnelle, départ en retraite), l’indemnité à verser est au minimum l’indemnité légale de licenciement. Rappelons que pour les cabinets médicaux, elle est d’un quart de mois par année d’ancienneté jusqu’à dix ans d’ancienneté et un tiers de mois par année d’ancienneté au-delà de dix ans.
Il faut au minimum trois mois pour effectuer la procédure du licenciement économique. Mais, bien entendu, il peut être humainement préférable de prévenir ses salariés plus tôt pour leur permettre de retrouver un autre poste.
Après la cessation : prévenir l’URSSAF
Cette fois, ça y est, vous n’exercez plus à titre libéral. Là encore, vos obligations restent extrêmement simples.
Vous devez tout d’abord prévenir l’URSSAF de votre cessation d’activité en adressant à cet organisme un imprimé P4PL que vous trouverez facilement sur Internet. Et ce, dans les 30 jours de la cessation. L’imprimé est très simple à remplir. On vous demande essentiellement d’inscrire la date de cessation définitive d’activité, la date à laquelle vous avez cessé d’employer un salarié, ainsi que le sort réservé à votre cabinet (suppression ou vente). Le « numéro unique d’identification » correspond à votre numéro SIREN que vous pouvez trouver sur votre déclaration 2035 ou sur les documents de l’URSSAF. N’oubliez pas d’indiquer votre nouvelle adresse de correspondance pour être certain de recevoir tous les courriers qui vont vous être envoyés.
Déposer une déclaration 2035
Vous devrez ensuite déposer une déclaration 2035 dans les 60 jours de votre cessation. C’est cette déclaration qui informera l’administration fiscale de votre arrêt. On voit qu’il y a de fortes chances pour que cette déclaration soit provisoire. Si vous exercez en clinique, notamment, vous percevrez certainement des honoraires après la date de dépôt de cette 2035. Et vous risquez d’avoir des dépenses professionnelles à payer après cette date, par exemple la régularisation de l’URSSAF.
Alors que la déclaration 2035 est rédigée selon le mode « recettes – dépenses » (on déclare les recettes quand elles ont été perçues et on déduit les dépenses quand elles ont été payées), la 2035 de cessation d’activité est faite selon le mode « créances – dettes ». C'est-à-dire que vous devez déclarer les recettes que vous n’avez pas encore perçues à la date de votre cessation mais qui vous seront réglées ultérieurement et que vous pouvez déduire les dépenses professionnelles que vous paierez postérieurement à cette date.
L’idéal est donc de pouvoir faire la 2035 rectificative (et définitive) avant la date limite de dépôt de la déclaration 2042.
Attention, la 2035 de cessation devra être télétransmise à l’administration, comme les autres déclarations. Si vous avez un expert-comptable, il s’en chargera. Sinon, c’est votre association agréée qui le fera puisque vous devez lui envoyer cette déclaration en la prévenant de l’arrêt de votre activité libérale.
Enfin, vous devrez communiquer à l’URSSAF les éléments nécessaires pour que cet organisme procède à la régularisation définitive de vos cotisations.
Le compte bancaire
Même si cela vous oblige à payer des frais, il est prudent de conserver votre compte bancaire professionnel tant que vous êtes susceptible de percevoir des recettes ou d’avoir des dépenses à régler.
SCM : les obligations juridiques
Si vous étiez associé d’une SCM, vous devez vérifier que les formalités juridiques concernant votre départ ont bien été effectuées (cessions des parts, modification des statuts, tenue des assemblées, etc.), surtout si vous étiez gérant. Dans ce cas, faites rédiger une assemblée vous donnant quitus pour votre gestion.
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