Installation : un secrétariat, sous quelle forme ?

Se doter d’un secrétariat, oui, mais comment ? La première question à se poser est de savoir qui embauche. Il existe plusieurs possibilités. Si vous êtes seul, la personne recrutée sera rattachée à vous exclusivement. À plusieurs médecins associés (contrat d’exercice commun), chacun signera alors un contrat à temps partiel avec le salarié. Dans le cas où vous avez créé une société avec d’autres médecins, une SCM (société civile de moyens) par exemple, le contrat de travail ainsi que les autres formalités seront effectuées au nom de l’entreprise.

Un salaire médian brut annuel de 1 925 euros

Sachant que le salaire médian brut annuel d’une secrétaire médicale est de 1 925 euros pour un contrat de 35 heures, la répartition éventuelle des coûts sur ce poste en dépend et il faudra également compter avec les charges patronales, sans oublier les frais liés à la logistique, à savoir : les logiciels de gestion (agenda, ERP, CRM…), les outils de bureautique (mobilier, équipement téléphonique) et leur maintenance éventuelle, ainsi que les charges annexes (électricité).

Il s’agira ensuite de suivre les étapes à l’embauche, soit la rédaction du contrat en tenant compte de votre convention collective, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) et aux organismes sociaux (Cpam, assurance chômage, complémentaire santé, caisse de retraite, etc.), et gérer l’édition des fiches de paie… L’idée de vous en occuper en direct vous arrête ? Pensez alors au Tese, ou titre emploi service entreprise (lire encadré), proposé par l’Urssaf, qui peut vraiment simplifier votre gestion administrative.

Enfin, vous pouvez tout à fait confier cette partie à une société de gestion (cabinet de comptabilité, paie, ressources humaines) ou bien à une AGA (association de gestion agrée) – un autre poste de dépenses à prévoir dans votre plan de financement.

Évaluer les offres de télésecrétariat

Opter pour un télésecrétariat, pourquoi pas ? D’autant que cela ne vous interdit pas d’embaucher en parallèle pour assurer un accueil physique et l’expertise d’une secrétaire au cabinet, et augmenter l’amplitude horaire de votre accueil téléphonique.

En effet, les offres en télésecrétariat sont modulables et peuvent donc répondre au plus près à vos attentes et à votre capacité financière. Il suffit, avant de prospecter, de faire un état des lieux de votre activité. Notamment : vos besoins, quotidiens ou ponctuels ; les créneaux horaires souhaités ; le nombre d’appels entrants mensuels traités (50, jusqu’à 250, ou plus) (facturés au coût de l’appel ou au forfait) ; les tâches à potentiellement déléguer (rappel des patients, suivi dossier, etc.). Des services annexes comme le filtrage des appels, l’identification des urgences médicales, le transfert d’appels vers une seconde ligne, ou encore l’accès à un service de téléconsultation médicale peuvent aussi être intéressants.

Opter pour les plateformes en ligne

Les plateformes en ligne peuvent par ailleurs être complémentaires pour la prise de rendez-vous médicaux. Elles présentent, entre autres avantages, l’évolution 24 heures/24 de votre agenda de consultations (en cas de déplacement ou d’annulation par exemple) ainsi que le rappel aux patients via SMS ou courriel.

Parmi les points de vigilance pour faire le tri dans l’offre actuelle : l’adhésion de plusieurs plateformes à la charte de confiance e-rdv médicaux, pour la protection des médecins et de leurs patients.

La certification HDS (hébergeurs de données de santé) atteste la mise en œuvre d’un système de management de la sécurité des données. Cette norme détaille les conditions de conception, de mise en œuvre, d’exploitation, de contrôle, de révision, de maintenance et d’amélioration continue d’un système dédié à la gestion de la sécurité des informations, secret médical oblige.